• Karin Reiter

event manager forum 2020: Online, mittendrin!

Aktualisiert: Juni 23



Knowhow und Impulse, Experteneinblicke, Lessons Learned und sogar einen Blick in die Glaskugel rund um „Virtuelle Events“ verspricht das vierwöchige event manager forum – natürlich online (bis 2.Juli). Am 16.Juni waren wir per Livestream zu Gast beim Tech-Talk „Wie viel Event-Tech braucht ein virtuelles Event“ und der Panel-Session „Aus Erfahrung klug virtuelle Events planen und konzeptionieren“


Expert*innen mit Spezialisten im Deep Talk


Da wird die eigene Teilnahme zu einem Test für Aufmerksamkeit und tieferes Verständnis. Das Bedürfnis, sich online „live“ einzuschalten und engagiert auszutauschen bleibt bei diesem Format letztlich leider doch ein wenig auf der Strecke. No blame – so ist das halt im virtuellen Begegnungsraum, oder?


Denken Sie - wie übrigens 70 Prozent der Forumsteilnehmer - an die Durchführung eines ersten, virtuellen Events in Q3/Q4 2020, werden Sie folgende Informationen hoffentlich nützlich finden:


#1: Wie viel Event-Tech braucht ein virtuelles Event?


Spoiler: Je nachdem! Die Technik orientiert sich, wenig überraschend, an Ihren Zielsetzungen.


Wer mit einem simplen Webcast mit integrierter Chatfunktion oder Webcast/Stream und Zusatztools wie Teilnehmer-Voting, Break-Out Sessions das Auslangen findet, bekommt das vielleicht mit Unterstützung aus den eigenen Reihen hin.


Je höher die Erwartungen an Ihr Event (Konferenz- oder Kongressformate, virtuelle Messeauftritte), desto mehr Technik, Projektmanagement, Partner, zeitlicher Vorlauf von einigen Monaten und Kosten(!). Denken Sie an den Aufwand für eine eigene Event-Website, Registrierung, Mail-Kommunikation, Event-App, Live-Stream, Umfrage, Reporting, mit oder ohne Integration in eigene Tools oder die Dienstleistung eines Full-Service Lösungsanbieters. Laut online-Umfrage (n=95) wollen sich fast 70 Prozent für ein Full-Service Paket entscheiden.


Eine der Kernfragen für Ihre Planung lautet: Wer soll wie mit wem wann interagieren? Je mehr Interaktion Sie wünschen, desto anspruchsvoller. Wir haben mitgenommen…

„Networking ist das Schwierigste, was digital umzusetzen ist.“

Tragen Sie sich mit dem Gedanken, demnächst einen Messeauftritt zu digitalisieren, dann interessiert Sie bestimmt das Ergebnis dieses online Votings:


Wann findest du eine Visualisierung von Messen oder Messeständen sinnvoll? (n=84)


[36,9%] Wenn ich komplexe Produkte, Maschinen oder Räume zeigen möchte

[4,76%] Wenn ich meinen ursprünglich geplanten Messestand doch noch zeigen möchte

[32,14%] Damit meine Teilnehmer ein Stückchen gewohnte Messewelt noch erleben können

[26,19%] Gar nicht, online zeige ich meine Inhalte ohne Visualisierung von Messen


Copyright: Event Manager Forum

Preislich sind Sie mit einem Standard-Angebot ab einer vierstelligen Eurosumme dabei. Für die Variante Fullservice mit Chat, Umfragen, BreakOut Rooms, 3D Exponaten, Panoramen… halten Sie einen (höheren) fünfstelligen Betrag bereit. Wollen Sie eine virtuelle Abbildung Ihres Messestand-Designs mit interaktiven Elementen, 3D Exponaten u.a.m. rechnen Sie eher mit einem sechsstelligen Betrag.


Fragen Sie sich immer: Starten wir bei Null oder haben wir eine konkrete Konzeptvorstellung mit vielen fertigen Inhalten? (Wie) können wir die Aufmerksamkeit unserer "Besucher*innen“ über zwei, drei Tage hinaus fesseln? Trainieren Sie in der Vorbereitung auf jeden Fall für einen sportlichen Wechsel zwischen Sprint und Marathon. Wollen Sie ruhig schlafen und auch Ihrem Umsetzungspartner ruhige Nächte gönnen, sollten Sie – wie auch bei offline Auftritten- mehrere Monate (und nicht Wochen) Vorlauf einplanen. So der Warnhinweis von Katrin Taepke (cueconcept).


#2: Aus Erfahrung klug virtuelle Events planen und konzeptionieren


Aus dieser Session klingen die eindringlichen Worte von Dr. Christina Buttler (MCI) nach:

„Digital, virtuell, hybrid wirken wie ein Brennglas. Was ich hier falsch mache, bekomme ich schwieriger ausgemerzt. Die Teilnehmer*innen in den Mittelpunkt zu setzen ist absolut erfolgskritisch.“

Die zentrale Herausforderung lautet: Für die Konstruktion der „Attendee Journey“ braucht es einen Deep Dive in die Bedürfnisse Ihres Publikums. Interaktion und Partizipation sind Ausdruck eines Bedürfnisses nach Teilhabe, denn vor dem PC-Bildschirm oder am Handy lauert die ständige Ablenkung. Die Expertin meint, dass die Themen der Teilnehmer*innen ernst und wichtig zu nehmen seien – besser noch, sie sollten das Programm mitgestalten können.


Dass Hybrid-Formate nicht mehr „weggehen“ sondern künftig zur neuen Normalität gehören werden, davon ist Petra Lammers (onliveline) überzeugt. Es gelte, sowohl das live-Publikum, wie auch jenes an den digitalen Interfaces als gleichberechtigt zu behandeln. Jetzt sei die Zeit des Lernens!

Danke an den Veranstalter & die Expert*innen für diese Einblicke. Wenn Ihnen dieser Beitrag gefallen hat, sollten Sie auch Virtualisierung als Gamechanger für Messen?“ lesen.



Unser Tipp zum Schluss: Schau‘n Sie sich das an. Nur wer selbst teilnimmt, kann seine persönlichen Schlüsse ziehen! Vollregistrierte Besucher*innen (Expert Level für EUR 19,90) erhalten Zugang zu allen Session-Aufzeichnungen mit vielen Hinweisen zu Anbietern (https://www.event-manager-forum.de/).


Update 23.6: Katrin Taepke hat einen informativen Beitrag zum Thema "Online Messe: Standard, Full-Service oder individuell?"veröffentlicht: https://www.micestens-digital.de/online-messe-standard-full-service-oder-individuell/amp/

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